sådan håndterer du fysisk fravær med proaktiv planlægning og langsigtede løsninger

Fysisk fravær er en velkendt og uundgåelig udfordring for enhver virksomhed. Medarbejdere kommer altid til at være fraværende udover feriedage, primært på grund af sygdom, skader eller lægebesøg, men også som følge af stress, familieanliggender og manglende arbejdsglæde.

Som arbejdsgiver må du have en velforberedt og velovervejet tilgang til denne udfordring, hvis du vil forhindre det i at have en alvorlig indflydelse på din virksomhed og dine kunder.

Heldigvis kan du gøre brug af forskellige foranstaltninger og strategier for at håndtere fysisk fravær. En af de mest effektive er at have en proaktiv tilgang til udfordringen. Ved at planlægge forud kan du lettere håndtere underbemanding og på længere sigt identificere og italesætte årsagerne til, at medarbejdere er uplanlagt fraværende.

Fysisk fravær: omkostninger og årsager

Når det fysiske fravær overstiger et forventeligt niveau, eller når du bemærker, at de ansatte tager mange uplanlagte fridage eller ikke følger jeres fraværspolitik, kan det have alvorlige konsekvenser for din virksomhed. 

Følgerne kunne være:

  • At deadlines ikke overholdes
  • Utilfredse kunder
  • Fald i medarbejderproduktivitet, hvis ansatte skal omrokeres på grund af underbemanding.
  • Manglende motivation blandt ansatte som får en uforudsigelig eller større mængde arbejde.

I 2020 blev det meget tydeligt hvilke udfordringer, det giver virksomheder, når det fysiske fravær stiger markant eller bliver langvarigt.
Ifølge en analyse fra USA Today over det amerikanske arbejdsmarked, var der det år tale om 1.5 millioner medarbejdere om måneden, som ikke var mødt på arbejde som følge af sygdom, skade eller sundhedsmæssige udfordringer. Det er 45% højere end gennemsnittet for de sidste to årtier.

Stigningen skyldtes i høj grad COVID-19 pandemien, som også havde en konsekvens for mulighederne for børnepasning- og pleje i USA. Fravær med dette som årsag var 250% højere end gennemsnittet de sidste tyve år.

I EU steg fravær på grund af sygdom eller uarbejdsdygtighed fra 3.9 millioner i Q1 2020 til 4.4 millioner i det følgende kvartal, som følge af den første bølge af COVID-19.

Fysisk sygdom er blot én af årsagerne til, hvorfor man ikke er i stand til at møde på arbejde. Som arbejdsgiver er du også nødt til at overveje dine medarbejderes mentale sundhed. Ifølge Centers for Disease Control and Prevention estimeres det, at depression er årsagen til 200 millioner tabte arbejdsdage om året i USA, svarende til 17-44 milliarder dollars i omkostninger for arbejdsgivere. Næsten 7% af befolkningen i EU har oplevet kronisk depression, mens der er tale om tocifrede procentsatser i lande som Irland, Portugal, Tyskland og Finland. Samme tendens gør sig gældende i Danmark, hvor et forskningsstudie fra 2017 viste, at antallet af unge som fik psykiatrisk behandling for depression var tredoblet fra 2000 til 2013.

Ud over at være fraværende for deres eget helbreds skyld, tager dine ansatte muligvis også fri for at tage sig af deres familiemedlemmer eller ganske enkelt fordi, de ikke er glade for deres arbejde og har brug for tid til at lede efter et andet job.

Uanset hvad årsagen er: hvis fravær sker hyppigt og konsekvensen er nedsat medarbejderproduktivitet, forsinkede leverancer til kunder eller stigning i omkostninger på grund af overarbejde eller sygdom, så har du et problem med fravær og er nødt til at handle.

Vær proaktiv: planlæg forud

De arbejdsgivere, som har størst succes med at håndtere fysisk fravær og reducere dets indflydelse på virksomheden, er dem, som har en proaktiv forebyggende tilgang fremfor for først at reagere på underbemanding, når problemet opstår.
 
Ved at gennemgå din medarbejderstabs individuelle kompetencer og styrker får du et klarere billede af, hvor du står i forhold til kapacitet og kompetencer, og hvor de største udfordringer sandsynligvis vil opstå, når der er højt fravær. Dette vil ruste dig til at forudse potentielle udfordringer på grund af personalemangel og være forberedt på dem.

Det er vigtigt at forberede sig på en potentiel underbemanding ved at identificere de opgaver og aktiviteter, som er afgørende for virksomhedens drift. Dernæst kan du skabe en detaljeret oversigt over den viden og kompetence, som er nødvendig for at kunne varetage arbejdet. Det vil hjælpe dig med at vurdere hvilke aktiviteter, der skal prioriteres, og hvilke opgaver, varetaget af fraværende ansatte, der kan overdrages til andre medarbejdere. 

Denne tilgang er generelt fordelagtig for din virksomheds planlægning og administration af arbejdsstyrken. Den vil sikre, at du altid udnytter dine tilgængelige medarbejderes kompetencer bedst muligt, og at omrokeringer sker så effektivt som muligt - uanset hvordan din virksomheds aktuelle fravær ser ud.  

At have en oversigt over dine medarbejderes viden og færdigheder og sørge for at specificere de nødvendige kompetencer, som skal bruges for at kunne udføre nøgleopgaver, vil samtidig styrke jeres uddannelses- og medarbejderudviklingsplaner. Ved at udvikle medarbejdernes evner inden for de vitale områder af din virksomhed, kan du sørge for at driften altid kan fortsætte - selv hvis I underbemandede.

Afdæk årsagen til det fysiske fravær

En anden måde at komme fysisk fravær i forkøbet er ved at undersøge de underliggende årsager. Det kan afføde langsigtede løsninger, som holder fraværet på et minimum. 

Der kan være mange ting, som er underliggende årsag til fysisk fravær. Længerevarende sygdom og kroniske lidelser er væsentlige faktorer, men det er også tænkeligt at ansatte har fravær på grund af:

  • En negativ virksomhedskultur, som f.eks. mobning på arbejdspladsen eller dårlig ledelse
  • Personlige problemer som går ud over medarbejderens mentale helbred og arbejdsevne
  • En dårlig balance mellem arbejdstid og fritid
  • Mangel på motivation og generel utilfredshed med deres arbejde

For at identificere disse udfordringer skal du have et tæt forhold til dine medarbejdere og vide, hvordan de har det med deres arbejde. 
Som en del af vores Inhouse Services tilbyder vi et Randstad Care Program, der kan understøtte din indsats for at vurdere og identificere, hvilke aspekter af dine medarbejderes arbejde, de sætter pris på, og hvilke de finder udfordrende. Vi kan også hjælpe dig med at optimere dine indsatser for at optimere rekruttering og HR, hvilket kan vise sig at være afgørende, når din virksomhed er underbemandet og har brug for at ansætte pålidelige medarbejdere hurtigt.

Vi har lavet en vejledning med flere råd til, hvordan du kan håndtere fysisk fravær og holde din virksomhed kørende på trods af manglende medarbejdere. 

download guiden

artiklens ekspert

Lars Kjærulf - Director, Large Accounts

Lars er ansvarlig for Randstad Danmarks Inhouse Services og har mange års erfaring med rekruttering og bemanding.

< gå tilbage forrige side