Kender du fornemmelsen af hele tiden at være et skridt bagud i forhold til dine arbejdsopgaver? Den fornemmelse fører ikke noget godt med sig - det er ikke sundt og gør i hvert fald heller ikke arbejdsdagen sjovere.
Tine Cebrian, HR direktør hos Randstad fortæller, at meget handler om struktur.
»Er du god til at sætte struktur på dit arbejde, så får du også mere fra hånden, og arbejdet bliver straks meget sjovere,« siger hun
Tine oplever ofte, at folk mangler at sætte struktur på deres arbejdsdag. Det gør processerne og arbejdsgangene langt mere besværlige og bøvlede, og det kan alt andet lige resultere i, at man bliver unødvendigt stresset.
»Men ved at lave ganske få justeringer, kan du faktisk ikke bare forbedre dine resultater markant, men også øge din arbejdsglæde ganske markant,« understreger hun.
Tine giver her otte gode råd til en bedre arbejdsdag:
Multitasking er no-go
Mange mener, at de er gode til at multitaske og sagtens kan have flere opgaver kørende på samme tid. Sandheden er dog, at det ikke er særlig hensigtsmæssigt. Skifter du hele tiden mellem to eller flere opgaver, bruger du unødig meget tid. Derfor - hold dig til en opgave ad gangen.
Afslut opgaverne
Næsten færdig er ikke færdig. Prøv så vidt muligt at afslutte dine opgaver, førend du kaster dig over noget nyt.
Arbejd med to-do lister
To-do-lister er ofte en kliche, når man taler struktur – men det virker. Det er altid en god idé at arbejde med to-do-listen enten på dags- eller ugebasis. Den giver dig et godt overblik over, hvad der ligger og venter på dig.
Orden
Orden er naturligvis et must i forhold til strukturen, men du vil opdage, at jo mere struktur, du får i din dagligdag, dets bedre orden vil du også have i dine sager.
Gør noget til rutiner og systemer
Det kan godt være, det lyder lidt kedeligt, men det virker. Ved at lave rutiner, eksempelvis hvordan du arkiverer dine opgaver, eller afholder faste mødetidspunkter med dine kollegaer, så undgår du en masse unødigt tidsspilde.
Vi bruger i dag rigtig meget tid på mail. Men mailprogrammer kan i dag hjælpe os med at få struktur på vores opgaver. En god idé er eksempelvis at arbejde med undermapper, flag, læst/ulæst – og ikke mindst er det vigtigt at slette de mails, som du ved, du ikke skal bruge.
Din mail er et uundværligt værktøj, men samtidig også en tidsrøver. Der er ingen, der forventer, at du svarer på en mail inden for 1 minut, så har du mulighed for det, så lav nogle ”mailtidspunkter” i løbet af en dag, hvor du svarer de indkomne mails.
Hold pause på givne tidspunkter
Det nytter ikke, at du ikke holder pause – når hjernen får hvile i kortere tid, så fungerer den bedre efterfølgende.
Undgå spildtid
I løbet af en arbejdsdag kan der være rigtig meget spildtid – eksempelvis i forbindelse med transport. Meget af den tid kan du udnytte - eksempelvis ved at afvikle forskellige telefonopkald. Gør du det, vinder du rigtig meget tid i den anden ende.