på mail med Emma Gad

I år ville grundlæggeren af det legendariske opslagsværk ’Takt og tone’, Emma Gad, være fyldt 100 år. Prøv at forestille dig, at du skulle sende en mail til emma@gad.dk - det ville nok kunne få de fleste til at rette ind til højre. Noget som mange godt kunne have gavn af, for vi har i dag en mailkultur, der på mange måder godt kunne trænge til at blive renset godt og grundigt, mener en rekrutteringsekspert.

»Mail er i dag blevet noget, som vi tager lige så givet som det at spise og drikke. De fleste af os mailer mange gange i løbet af en arbejdsdag – vi mailer med offentlige myndigheder, vi mailer med kunder og med dem vi shopper hos. Vi er blevet det, man kan kalde en rigtig mailgeneration,« siger Heidi Rubæk, udbudsansvarlig hos rekrutteringsbureauet Randstad.

Heidi Rubæk mailer selv meget med både indkøbere af vikarydelser og er i tæt dialog med kollegaer omkring kandidater, der søger job via mail - og særligt sidstnævnte gruppe kunne godt trænge til at rette ind til højre nogle gange, for det kunne faktisk øge deres muligheder i en jobsituation, fortæller hun.

»Vi modtager rigtig mange mails i løbet af en dag, og mange er helt i top. Men der er altså også nogle, hvor man tænker, at afsenderen måske godt lige kunne have gjort lidt mere ud af det. Der findes for eksempel dem, der kan finde på kun at skrive i emnefeltet - og så ellers ikke noget som helst i brødteksten. Eller dem, der sender en mail uden kontaktdata i bunden - og så skal modtager ellers selv lede efter nålen i høstakken - eller dem der kan finde på at ringe op i samme sekund, som mailen lander i ens indbakke,« siger Heidi Rubæk, der dog samtidig fastslår, at det ikke altid er afsender af mailen, som er skurken.

»Ligesom jeg modtager rigtig mange mails, så sender jeg som udbudsansvarlig også mange af sted. Og jeg oplever da ind imellem, at jeg får sendt en mail ud, og så er der bare fuldstændig radiostilhed i den anden ende. Det kan godt være frustrerende, og jeg vil mene, at god skik altid er lige at bekræfte, at man har modtaget mailen. Hvis det forventes, at man besvarer den, så er det desuden oplagt, at man lige giver afsender en idé om hvornår, vedkommende kan forvente et svar. Mit bedste råd til både afsender og modtager er: Tænk over hvordan du selv gerne vil modtage en mail,« råder Heidi Rubæk.

Heidi Rubæk giver følgende råd til god mailopførsel.

De vigtigste regler når du sender en mail:

  • Overvej om du skal starte med ’Hej’ eller ’Kære’. Der er ikke noget, der er rigtigt eller forkert her, men en tommelfingerregel lyder, at du bruger ’hej’, hvis modtager er en person, som du har mailet eller talt med før, og ’kære’ hvis det er første gang, du retter henvendelse. 
  • Tænk over dit sprogbrug – skriv på den måde, som du også gerne vil skrives til. 
  • Skriv hvad det handler om i emnefeltet - og ikke andet.
  • Husk at påføre din mail en autosignatur, så modtager ikke skal på jagt efter dine kontaktoplysninger.
  • Lad være med at ringe, så snart du har sendt din mail – giv lige modtageren tid til at åbne og læse den.
  • Brug en læselig og simpel typografi – og undgå festlige skrifttyper.
  • Fat dig i korthed.  Hvis en mail bliver meget lang, kan du overveje at lægge teksten ind i et dokument i stedet.
  • Tænk over størrelsen på de filer, du vedhæfter, og lad være med at sende alt for tunge filer. Brug hellere nogle af de mange gratis programmer, som findes til netop det (for eksempel wetransfer.com). Modtager skal nødigt have lagt hele sit mailprogram ned, fordi du sender meget store filer.
  • Hvis du indsætter billeder direkte i mailen så sørg for, at størrelsen er passende, så modtager ikke skal scrolle fra den ene ende af billedet til den anden. Hvis billederne skal være store, så vedhæft hellere.

De vigtigste regler når du modtager en mail

  • Bekræft at du har modtaget mailen og skriv hvornår, du forventer at vende tilbage med et svar.      
  • Arkiver din mails i et system enten med mapper eller flag, så du har styr på dine dem og er sikker på, at du overholder, hvad du har lovet.
  • Tænk over dit sprogbrug.  

artiklens ekspert

Heidi Rubæk - Tender Manager

Udbudsansvarlig hos Randstad Danmark.

< gå tilbage forrige side

Kommentarer

  • 08-02-2018 Hans
    Var det lige en artikel fra 2009 i fik op af skuffen der. Kom nu lidt med.
  • 10-02-2018 Jonas
    Emma Gad er fra 1852, så med mindre at artiklen oven over er ældgammel, så har jeg svært ved at få det til at stemme. Sandt er det dog, at hendes bog, Takt og Tone, har 100 års jubilæum i år ;-)
  • 26-02-2018 Floskler
    Det er de sædvanlige floskler og selvfølgeligheder man hører om og om igen.
    Emma Gad vil med statsgaranti blive træt som syv plejehjem, hvis hun skulle bruge tid på det pladder. Æret været hendes minde.

skriv en kommentar

  1.  
indsend din kommentar