I år ville grundlæggeren af det legendariske opslagsværk ’Takt og tone’, Emma Gad, være fyldt 100 år. Prøv at forestille dig, at du skulle sende en mail til emma@gad.dk - det ville nok kunne få de fleste til at rette ind til højre. Noget som mange godt kunne have gavn af, for vi har i dag en mailkultur, der på mange måder godt kunne trænge til at blive renset godt og grundigt, mener en rekrutteringsekspert.
»Mail er i dag blevet noget, som vi tager lige så givet som det at spise og drikke. De fleste af os mailer mange gange i løbet af en arbejdsdag – vi mailer med offentlige myndigheder, vi mailer med kunder og med dem vi shopper hos. Vi er blevet det, man kan kalde en rigtig mailgeneration,« siger Tine Ryg Cebrian, HR direktør hos Randstad
Tine Cebrian mailer selv meget med eksterne samarbejdspartnere og kollegaer omkring kandidater, der søger job via mail - og særligt sidstnævnte gruppe kunne godt trænge til at rette ind til højre nogle gange, for det kunne faktisk øge deres muligheder i en jobsituation, fortæller hun.
»Vi modtager rigtig mange mails i løbet af en dag, og mange er helt i top. Men der er altså også nogle, hvor man tænker, at afsenderen måske godt lige kunne have gjort lidt mere ud af det. Der findes for eksempel dem, der kan finde på kun at skrive i emnefeltet - og så ellers ikke noget som helst i brødteksten. Eller dem, der sender en mail uden kontaktdata i bunden - og så skal modtager ellers selv lede efter nålen i høstakken - eller dem der kan finde på at ringe op i samme sekund, som mailen lander i ens indbakke,« siger Tine Cebrian, der dog samtidig fastslår, at det ikke altid er afsender af mailen, som er skurken.
»Ligesom jeg modtager rigtig mange mails, så sender jeg som HR direktør også mange af sted. Og jeg oplever da ind imellem, at jeg får sendt en mail ud, og så er der bare fuldstændig radiostilhed i den anden ende. Det kan godt være frustrerende, og jeg vil mene, at god skik altid er lige at bekræfte, at man har modtaget mailen. Hvis det forventes, at man besvarer den, så er det desuden oplagt, at man lige giver afsender en idé om hvornår, vedkommende kan forvente et svar. Mit bedste råd til både afsender og modtager er: Tænk over hvordan du selv gerne vil modtage en mail,« råder Tine Cebrian.
Tine Cebrian giver følgende råd til god mailopførsel.
De vigtigste regler når du sender en mail:
- Overvej om du skal starte med ’Hej’ eller ’Kære’. Der er ikke noget, der er rigtigt eller forkert her, men en tommelfingerregel lyder, at du bruger ’hej’, hvis modtager er en person, som du har mailet eller talt med før, og ’kære’ hvis det er første gang, du retter henvendelse.
- Tænk over dit sprogbrug – skriv på den måde, som du også gerne vil skrives til.
- Skriv hvad det handler om i emnefeltet - og ikke andet. Resten skal stå i selve mailteksten
- Husk at påføre din mail en autosignatur, så modtager ikke skal på jagt efter dine kontaktoplysninger.
- Lad være med at ringe, så snart du har sendt din mail – giv lige modtageren tid til at åbne og læse den.
- Brug en læselig og simpel typografi – og undgå festlige skrifttyper.
- Fat dig i korthed. Hvis en mail bliver meget lang, kan du overveje at lægge teksten ind i et dokument i stedet.
- Tænk over størrelsen på de filer, du vedhæfter, og lad være med at sende alt for tunge filer. Brug hellere nogle af de mange gratis programmer, som findes til netop det (for eksempel wetransfer.com). Modtager skal nødigt have lagt hele sit mailprogram ned, fordi du sender meget store filer.
- Hvis du indsætter billeder direkte i mailen så sørg for, at størrelsen er passende, så modtager ikke skal scrolle fra den ene ende af billedet til den anden. Hvis billederne skal være store, så vedhæft hellere.
- Vær opmærksom på, at vi hos Randstad af GDPR-mæssige hensyn IKKE modtager CV og ansøgninger via e-mail. Disse skal i stedet uploades via link i stillingsannoncen.
De vigtigste regler når du modtager en mail
- Bekræft at du har modtaget mailen og skriv hvornår, du forventer at vende tilbage med et svar.
- Arkiver din mails i et system enten med mapper eller flag, så du har styr på dine dem og er sikker på, at du overholder, hvad du har lovet.
- Tænk over dit sprogbrug
- Anvend autosvar når du er fraværende i længere perioder. Skriv, hvornår du er tilbage og om mailen evt. videresendes til andre i dit fravær. Henvis også gerne til en anden kontakt i hastesager.