Bliver dit budskab opfattet rigtigt, når du skriver mails som jobsøger? Er din mail for lang, eller er den usammenhængende? Skal du skrive ”kære” eller ”hej”? Læs med her, og få praktiske tips til, hvordan du skriver den gode e mail.
den gode e-mail overholder de uskrevne regler
”I Randstad modtager vi mange mails – ofte relateret til jobopslag – og set over en bred kam er der plads til forbedringer,” siger Nima Astanehdost, direktør i Randstad, og tilføjer:
”Der gælder nogle uskrevne regler, ligesom hvis du sidder i et job. Hvis modtageren af din mail ikke kender dig, danner vedkommende sig et billede af dig ud fra din mail. Mailen er et primært kommunikationsværktøj i dag. Derfor skal du tænke dig om, inden du trykker på send, og overveje, hvem der skal modtage din mail, og hvordan du vil have, at de skal opfatte dig.”
Vejen til den gode e-mail:
Ordvalg
Vej dine ord, når du mailer. Kropssproget er ikke en del af kommunikationen, og derfor kan dit budskab blive opfattet anderledes end hensigten. Er du i tvivl om, hvordan noget opfattes, kan det være en idé at bruge en smiley.
Humor
Humor er et stærkt virkemiddel, men vær varsom med den i e-mails – og særligt, hvis du ikke kender modtageren godt. Det bliver nemt opfattet forkert og negativt.
Hej eller kære
Det er naturligvis individuelt, hvordan folk gerne vil tiltales. Men et udgangspunkt er, om du har været i dialog med modtageren før. Har du ikke det, er det oplagt at bruge ”kære”. Kender du modtageren, vil et ”hej” måske være mere passende. Tænk også over, i hvilken anledning du sender e-mailen, og – som i alle andre sammenhænge – hvem modtageren er.
Længde
Tænk på længden af din mail. Hvis du lader dig gribe af dit eget budskab og skriver meget langt, bliver mailen måske ikke læst. Har du vanskeligt ved at begrænse dig, så skriv eventuelt teksten i punktform. Hvis du har brug for at udbrede dig, kan du vedhæfte et dokument og bruge mailen til at gøre modtageren opmærksom på vigtigheden af at læse det vedhæftede.
Vedhæftet dokument
Når du vedhæfter et dokument, så send det som en pdf. På den måde undgår du, at der sker en masse forskydninger, når modtageren åbner vedhæftningen.
Stavefejl
Den gode e-mail indeholder ikke stavefejl, så slå stavefunktionen til – den finder de mest graverende fejl. Det kan også være en god idé lige at læse mailen op, så du fanger manglende ord og opdager, hvis du har formuleret dig klodset.
Emnelinjen
Efterlad aldrig emnelinjen tom. Din modtager bør være i stand til at forstå, hvad din mail handler om ved at læse emnelinjen. Eksempelvis: ”Ansøgning til jobbet som marketingkoordinator hos x.”
Følg emnet og tråden
Der dropper mange mails ind i løbet af dagen. Også flere fra samme afsender. Her er det vigtigt at holde sig til ét emne i hver e-mail. Lad være med at starte et nyt emne i en gammel tråd. Det er irriterende for modtageren og kan også føre til tab af information.
Hvad med cc og bcc?
Du skal kun cc’e nogen, hvis du finder det nødvendigt at holde dem orienteret. Og husk: Når du cc’er nogen, er det blot til orientering – du kan ikke forvente et svar.
Ikke for lidt, ikke for meget
Mail er taknemmeligt og kan bruges i de fleste sammenhænge. Men det er ikke helt det samme som at være i dialog ansigt til ansigt. Somme tider skal du lige kende din besøgelsestid. Skriver modtageren for eksempel ”tak”, er det ikke tvingende nødvendigt at skrive en mail tilbage med et ”selv tak”.