personlig assistent.

Hvis du er interesseret i en karriere, hvor du arbejder tæt sammen med ledelsen i en virksomhed, så kunne du overveje at blive personlig assistent. Der er tale om et udfordrende og dynamisk arbejde, hvor du skal jonglere mellem at styre tidsplanen for din chef og samarbejde med de øvrige medarbejdere, kunder og leverandører på forskellige projekter og events.

arbejdsopgaver og ansvarsområder

De væsentligste arbejdsopgaver og ansvarsområder for en personlig assistent omfatter blandt andet:

• besvare opkald og stå for anden korrespondance

Som personlig assistent er du det første kontaktpunkt for lederen eller personen, du assisterer. Du sørger for at besvare telefonopkald fra klienter og kunder og gennemgår ligeledes mails og prioriterer kommunikationen til lederen. Al korrespondance og kommunikation med lederen går gennem dig.

• administrere arbejdskalendre

Som personlig assistent er du ansvarlig for at organisere kalendere og administrere lederens arbejdsplan. Du registrerer f.eks. de møder, begivenheder og aftaler, som lederen skal deltage i, og minder ham/hende om dem inden mødet. Når lederen aflyser en aftale, informerer du de involverede parter.

• gå til møder og skrive referater

Som personlig assistent deltager du også i møder, hvor du eksempelvis tager noter eller skriver referater. Du tager også diktater fra din leder og transskriberer dem, hvis det er nødvendigt.

• planlægge rejser

En personlig assistent har også ofte ansvaret for at organisere en leders logistik og rejsearrangementer. Du står for booking af rejse og ophold og eventuelt billeje, hvis det er nødvendigt.

• planlægge events og konferencer

Hvis din leder har planer om at lave en konference eller event, så er det ofte dig, der udfører de fleste opgaver og ærinder i forbindelse med forberedelsen af begivenheden. Tilrettelæggelsen af et event kan indebære at du skal finde leverandører, lægge budget for forskellige materialer og udsende invitationer. Du sørger også for transport til stedet for eventet.

• forberede og udfærdige rapporter

En personlig assistent skriver rapporter, sender emails og forbereder præsentationer på vegne af lederen. Jobbet omfatter arkivering af rapporter såvel som vedligeholdelse af databasen ved at foretage jævnlige backups af vigtige kontorarkiver.

Kravet til din uddannelsesmæssige baggrund og dine faglige kvalifikationer kan variere alt efter hvilken branche, du er personlig assistent i, og hvilken person eller leder du skal arbejde for. Dog er følgende uddannelse og færdigheder ofte et krav eller som minimum anbefalelsesværdigt, når det handler om at være personlig assistent:

• uddannelse

Det er en god idé at have en større eller mindre erhvervsrelateret uddannelse. Det giver indsigt og viden om virksomhedsdrift og administrative opgaver. Uddannelser fra højere læreanstalter kan også være særligt gavnlige for personlige assistenter. Du kan også tage kurser i administration på AMU, som også vil kunne klæde dig på med grundlæggende indsigt i administration indenfor HR, økonomi, markedsføring og lignende.

• erhvervserfaring

For at avancere til en stilling som personlig assistent skal du ofte have relevant erhvervserfaring inden for administrative funktioner eller i et kontormiljø. Mange personlige assistenter starter med job på junior-niveau i receptioner eller som administrative assistenter.

færdigheder og kompetencer

Udover de uddannelsesmæssige og erhvervsmæssige kvalifikationer, er det også vigtigt at besidde væsentlige menneskelige færdigheder for at kunne trives i arbejdet som personlig assistent. Det omfatter blandt andet kompetencer som for eksempel:

• organisation

Det forventes, at en personlig assistent kan multitaske. At skulle håndtere forskellige projekter på vidt forskellige stadier kræver god organisation. Det er derfor vigtigt at kunne prioritere i opgaver og projekter.

• fleksibilitet

Ting går sjældent helt, som man forventer det. Det gælder både i privatlivet og i en virksomhed. Som personlig assistent skal du kunne tænke hurtigt og træffe vigtige og målrettet beslutninger for at holde projekter på rette kurs.

• takt og diskretion

Ikke alle ledere er lige nemme at arbejde med. Derfor kan det til tider være fristende at lufte sin irritation over for andre medarbejdere. Det er dog altid bedst at beherske sig, når der dukker negative aspekter op i arbejdet. Diskretion er en dyd som personlig assistent, og man bør kun drøfte disse aspekter med en særligt betroet inderkreds.

• stærke mundtlige og skriftlige færdigheder

Du skal kunne videreformidle instrukser til medarbejdere, klienter og leverandører på en klar og tydelig måde. Både mundtligt såvel som skriftligt.

• god tidsstyring

For at kunne blive en succesfuld personlig assistent, skal din arbejdsgiver kunne stole på at opgaverne bliver udført korrekt og til tiden. En af de væsentligste årsager til at ledere ansætter personlige assistenter er blandt andet netop for selv at undgå at blive begravet i administrative opgaver.

karrieremuligheder

Mange personlige assistenter avancerer til højere stillinger eller vælger at specialisere sig indenfor en særlig sektor eller branche. Nogle personlige assistenter udvikler eksempelvis deres færdigheder i retning mod at blive ledelsesassistenter, før de eventuelt overtager stillinger som kontorchefer eller andre administrative roller. Nogle specialiserer sig inden for erhvervssektoren og bliver måske juridiske assistenter, mens andre arbejder sig hen imod advokatfuldmægtige stillinger.