effektiv arbejdstid: hvordan fysisk og mentalt fravær påvirker produktiviteten

Der ligger en stak vigtige opgaver og venter på at blive afviklet inden weekenden. Både mandag og tirsdag møder en af dine medarbejdere fra produktionsteamet ikke på arbejde. Onsdag og torsdag virker en anden af dine medarbejdere uengageret. Så er det pludselig fredag, og du kæmper med at blive færdig med dit arbejde.

Lyder det bekendt? Hvis det sker ofte, er din arbejdsplads måske udfordret af fysisk og mentalt fravær. Nedenfor definerer vi begreberne og giver dig nogle forslag til, hvordan du kan reducere fravær hos dine medarbejdere og skabe et produktivt arbejdsmiljø.

hvad er fysisk fravær?

Når medarbejdere ofte undgår at møde på arbejde umiddelbart uden årsag, er det fysisk fravær. Altså andet fravær end f.eks. planlagte ferie/fridage eller akut opståede situationer i familien. Det er let at spotte fysisk fravær, da medarbejderen ikke befinder sig på arbejdspladsen.

Hvorfor opstår fysisk fravær? Hyppigt fysisk fravær kan være et tegn på kronisk sygdom, men handler ofte om:

Manglende mental sundhed:

Ny forskning foretaget i USA af National Institute of Occupational Safety and Health fastslår, at depression er én af hovedårsagerne til hyppigt fravær.

Mobning: 

Kolleger udsat for voksenmobning bliver væk fra arbejdspladsen for at undgå ubehageligheder.

Manglende motivation: 

Medarbejdere keder sig, er utilfredse eller føler sig ikke knyttet til arbejdspladsen.

Burnout:

Når man er stresset og udmattet over længere tid, risikerer man et sammenbrud.

Ansvar og pleje:

Personer som er nødt til at tage vare på deres aldrende forældre, små børn eller familiemedlemmer med handicap har ofte behov for at prioritere andet end arbejde.

Eksempel #1: 

Peter har en depression, men han kan ikke selv genkende symptomerne. Han føler sig ofte udmattet og stærkt umotiveret, og melder sig derfor ofte syg.

Eksempel #2: 

Katrines kollega, Søren, kritiserer ofte hendes arbejde og gør hende uønskede tilnærmelser, når chefen ikke er til stede. I en følelse af afmagt holder Katrine sig fra kontoret.

hvad er mentalt fravær?

Det kaldes mentalt fravær, når medarbejderen er fysisk til stede uden at være produktiv. I stedet for at udføre sine opgaver effektivt, kan medarbejderen stirre blankt ud i luften, være optaget af private samtaler på telefonen, surfe rundt på nettet eller tage lange pauser. Mentalt fravær er sværere at definere end fysisk fravær, da medarbejderen ret beset er til stede på arbejdspladsen men virker uengageret.

Hvorfor bliver man mentalt fraværende? Mentalt fravær er almindeligt på en arbejdsplads, og det er lige så almindeligt, når medarbejderen arbejder hjemmefra. Det er en svær ting at måle, og derfor er det ikke italesat lige så ofte som fysisk fravær, men det er mindst lige så udbredt. Nogle af de mest hyppige årsager til mentalt fravær kan være:

Loyalitet:

En medarbejder, der ikke føler at de er i stand til at arbejde, dukker måske alligevel op på grund af en stærk loyalitet over for chefen, kolleger eller firmaet i det hele taget. 

Underbemanding:

Syge eller på anden vis uarbejdsdygtige medarbejdere møder ind for at afhjælpe underbemanding.

Frygt for at miste sit arbejde:

Frygten for at miste sit arbejde på grund af fravær kan gøre, at medarbejderen møder ind, selv hvis de føler sig ukoncentrerede.

De føler sig uerstattelige:

Ansatte med stor arbejdsmængde eller tungt ansvar kan føle, at de ikke kan tage fri - selvom de reelt har brug for det.

Eksempel #1: 

David har været sløj i noget tid, men han har allerede haft mange sygedage og er bange for ansættelsesmæssige konsekvenser, hvis han bliver væk. Han har ikke råd til selvbetalte fridage. Han tager på arbejde, men han er mentalt fraværende, og får ikke udrettet meget i løbet af dagen.

Eksempel #2: 

Freja er den mest erfarne advokat på sit kontor. Hun har influenza, men hun møder alligevel på arbejde, fordi hun ikke føler sig tryg ved at uddelegere sine opgaver til kollegerne.

hvordan påvirker fysisk og mentalt fravær en organisation?

Fysisk og mentalt fravær kan skabe store udfordringer i enhver organisation. Når medarbejdere ikke møder op, bliver kollegernes arbejdsbyrde større. Hvis de møder op, men er ukoncentrerede, laver de fejl eller overser opgaver. I begge tilfælde falder produktiviteten drastisk og betyder i sidste ende mere arbejde for andre.

Helt konkret giver fysisk og mentalt fravær et omsætningstab for din virksomhed. Ifølge en en nylig undersøgelse foretaget af Centers for Disease Control and Prevention (CDC), koster fysisk fravær de nordamerikanske arbejdsgivere mere end 225.8 milliarder dollars (186 milliarder euro) om året. CDC udførte analyser af forskellige risikofaktorer og observerede helt konkrete pengetab forbundet med de specifikke faktorer.

Dette billede af fysisk fravær ser ikke meget bedre ud i andre vestlige lande. I 2017 anslog Centre of Economic and Business Research i en undersøgelse udført i Storbritannien at den sammenlagte økonomiske konsekvens af uautoriseret fravær er på 18 milliarder pund (14.8 milliarder euro). Fageksperter mener, at dette tal vil stige til 26 milliarder pund (28.7 milliarder euro) i 2030.

Der findes ingen nye undersøgelser omkring det økonomiske tab i forbindelse med mentalt fravær, så det er svært at pege på nøjagtige tal. Tilbage i 2002 anslog en amerikansk undersøgelse, American Productivity Audit, at mentalt fravær kostede landet 150 milliarder dollars om året. I Europa blev en lignende undersøgelse udført i 2002, som anslog at medlemslandene mistede omkring 20 milliarder euro om året alene på grund af arbejdsrelateret stress, og at prisen for arbejdsrelateret sygdom ligger på omkring 185-289 milliarder euro om året.

Med stigende tilfælde af depression, diabetes og andre sygdomme i vestlige lande er det sikkert at antage, at mentalt fravær har en større økonomisk konsekvens i dag, end det havde ved årtusindeskiftet.

hvordan kan man reducere fysisk og mentalt fravær? 

De direkte og indirekte omkostninger ved fysisk og mentalt fravær er betragtelige -  især for små og mellemstore virksomheder. Der er altså nogle helt håndgribelige fordele for arbejdsgivere, som prioriterer at reducere fysisk og mentalt fravær. Det er for eksempel:

• Færre personaleomkostninger
• Højere arbejdsmoral blandt ansatte 
• Større produktivitet

Så hvordan undgår man uønsket fravær og sørger for at medarbejderne er mentalt til stede på arbejdspladsen? Løsningen involverer fremsynethed, at lytte til sine ansatte og yde hjælp. Eksempler:

Sørg for at opfordre syge medarbejdere til at blive hjemme, indtil de er raske: 
Omkostningerne bliver i sidste ende mindre for arbejdsgiver, hvis medarbejderne er helt raske, inden de kommer på arbejde igen. For så risikerer kollegerne ikke at blive smittet, og det udførte arbejde har en højere kvalitet med færre fejl, der skal rettes.

Muligheder for hjælp og støtte ved kroniske sygdomme: 
Medarbejdere med kroniske sygdomme, der tilbydes hjælp eller støtte af deres virksomhed, er som regel mere positive og produktive end dem, der ikke gør. Det højner i sidste ende både fokus og fremmødeprocenten.

Fleksibilitet til forældre:
Det er en kæmpe fordel for medarbejdere med børn at have en fleksibel arbejdsplads. Muligheden for at arbejde hjemmefra, flekstider eller en kortere arbejdsuge vil også gøre medarbejderne mere produktive.

hvordan Randstad kan hjælpe?

I en verden hvor teknologien er på sit højeste, bliver mennesket nogle gange glemt. Hvad hvis du kunne få alle fordelene ved den teknologiske udvikling uden at miste det personlige touch? Hos Randstad er vores mission at støtte kandidater og hjælpe organisationer - og deres ansatte - med at nå deres fulde potentiale. Vi kombinerer den nyeste HR-teknologi med et skræddersyet ansættelsesforløb for alle vores kunder.

Det er vores overbevisning at mangel på personligt input gør mennesker mindre produktive med tiden. Ved at bringe mennesket forrest vil jeres medarbejdere få en stærkere forbindelse til sin arbejdsplads. Ved at arbejde tæt sammen med jeres HR afdeling kan vores indsigt hjælpe din virksomheds ledere med at gribe fysisk og mentalt fravær an på en hensigtsmæssig måde.