har I styr på jeres indirekte personaleomkostninger?

Som indkøbsleder er det afgørende, at du formår at styre dine omkostninger i forhold til indkøb af de rette ressourcer - herunder råvarer, materialer mv. I den forbindelse gælder det om at gøre disse indkøb så omkostningseffektive som overhovedet muligt.

Dette gælder i den grad også med hensyn til din rekruttering. Her vil opgaven med at spore de direkte omkostninger typisk være relativt ligetil – f.eks. løn og penge til at annoncere bestemte stillinger.

Det bliver straks mere kompliceret med de mere indirekte omkostninger. Det er afgørende, at du ikke udelukkende er optaget af de direkte ansættelsesomkostninger og kommer til at ignorere de indirekte af slagsen - herunder f.eks. tab af produktivitet som følge af fraværende medarbejdere eller manglende evne til at besætte ledige stillinger. Indirekte omkostninger er mere vanskelige at kvantificere og identificere i dit budget, men ikke desto mindre kan de have betydelig indvirkning på din virksomheds økonomiske performance. For at opnå det højeste effektivitetsniveau, gælder det derfor om at have alle tænkelige faktorer for øje, der vil kunne påvirke din tid, produktivitet og dine medarbejderudgifter.

Kort sagt: Ved at få bevidstgjort din virksomheds indirekte arbejdsomkostninger har du bedre forudsætninger for rent faktisk at kunne håndtere og reducere dem. Nedenfor ser vi nærmere på nogle af de mest udbredte indirekte omkostninger, samt hvad du kan gøre for at holde dem under kontrol.

fravær og udskiftning.

En høj fraværsrate udgør en tung økonomisk byrde for enhver forretning. Hvis de ansatte i din virksomhed ikke er til stede til at udføre deres arbejde, står du som arbejdsgiver med følgende valg: Du kan enten vælge at betale for at rekruttere ekstra bemanding med kort varsel, du kan omrokere allerede eksisterende medarbejdere internt, eller du kan bede dine ansatte om at tage overarbejde. De to sidstnævnte muligheder kan have negative konsekvenser for produktivitetsniveauet. Enten fordi de pågældende medarbejdere demotiveres ved at blive taget væk fra deres almindelige arbejde, eller fordi de muligvis ikke besidder de rette kompetencer til at udføre det pågældende arbejde. Derudover kan forandrede arbejdsforhold internt som disse også have potentielle følgevirkninger for dine medarbejdere i form af f.eks. øget stress.

Vender vi blikket mod medarbejderudskiftning tegner sig et lignende mønster i forhold til omkostninger og ulemper. Hvis alt for mange personer vælger at forlade din virksomhed, vil du typisk opleve, at du kommer til investere en uhensigtsmæssigt stor mængde tid, penge og energi på rekruttering for at få lukket hullerne i arbejdskraften. Dette kan ikke bare medføre økonomiske konsekvenser, det vil ofte også resultere i disruption og en beskadiget moral på arbejdspladsen.

Du har dog mulighed for at begrænse omkostningerne ved fravær og udskiftning, hvilket kræver, at du anlægger en tilgang til din rekruttering, der bygger på efterprøvede og effektive best practices. Det gælder om at opbygge og følge faste processer og etablerede procedurer, der kan sikre, at du rent faktisk rekrutterer de rette personer. Dette vil i sidste ende øge chancerne for, at de rekrutterede selv er tilfredse og får skabt en sund arbejdsrelation til dig som arbejdsgiver.

Ønsker du at reducere din virksomheds arbejdsomkostninger? Du kan blive klogere på, hvordan du bedst bærer dig ad ved at downloade vores guide.

forlænget tid til at besætte stillinger.

Et andet godt eksempel på en indirekte arbejdsomkostning, der let kan blive overset, er, når virksomheder bruger unødigt lang tid på at få besat deres ledige stillinger. Jo mere tid, du dedikerer til ansættelsesprocessen, desto mindre tid har du til rådighed til øvrige vigtige aktiviteter og indsatser. F.eks. at fokusere på din kerneforretning samt øge virksomhedens indtægt og overskud.

For at modvirke unødig spildtid i forbindelse med ansættelser gør du klogt i at opsætte relevante måleparametre og centrale performance-indikatorer. Dette kan hjælpe dig til at måle på de rigtige data og gøre dig bevidst om, hvornår du bruger for meget tid på rekruttering.

I denne forbindelse vil moderne arbejdsgivere i den grad også kunne drage fordel af at anvende teknologi som hjælpemiddel til at reducere tidsforbruget ved rekruttering – vel at mærke uden at skulle give afkald på de høje kvalitetsstandarder. Med et værktøj som f.eks. Checkster kan du udnytte automatiseringens kraft til at øge hastigheden af dine referencetjek. Teknologiske løsninger som dette vil kunne bidrage til at reducere den samlede administrative byrde i dine ansættelsesteams.

træning og oplæring.

Selvom du har færdiggjort dine opgaver, udvalgt dine kandidater, og de har accepteret et jobtilbud fra dig, slutter rekrutteringsprocessen ikke her. Der ligger nemlig et vigtigt arbejde i efterfølgende at understøtte de nyansatte i takt med, at de bliver mere bekendte med deres nye rolle og falder mere til i organisationen. Denne løbende oplæring og support er nødvendig, hvis du vil sikre de bedst mulige resultater og få det maksimale ud af dine medarbejdere.

I visse tilfælde vil denne proces inkludere intern træning eller et mentorprogram, der styres af andre og mere erfarne ansatte i virksomheden. Dette vil muligvis ikke blive opfattet som en indlysende rekrutteringsomkostning, da det kan bidrage til at få de nyansatte op i omdrejninger og fremskynde produktiviteten. Ikke desto mindre er træning og oplæring faktorer, der optager tid, og som potentielt set kan påvirke de øvrige ansattes produktivitetsniveau. 

Yderligere vil der være ekstra omkostninger forbundet med en række andre forhold ved rekrutteringsprocessen. Eksempelvis hvis dine medarbejdere skal certificeres og opkvalificeres i bestemte kompetencer, hvis du midlertidigt øger hyppigheden af kvalitetskontrol og målinger, eller hvis produktiviteten på tværs af hele teamet pludselig daler.

Et andet område, hvor du som virksomhed kan drage fordel af den seneste teknologi samt brug af ekspertvejledning, er oplæring og onboarding. Ved hjælp af moderne, digitale værktøjer er det muligt at anlægge en integreret tilgang til alt lige fra annonceringen af dine ledige stillinger til selve onboardingen. Her vil den rette HR-partner kunne guide dig sikkert og anbefale de mest effektive teknologier og processer, der kan sikre din virksomhed de bedste resultater på disse områder.

Så hvis vi kort skal opsummere her til sidst: Hvis du ønsker at identificere og få gavn af potentielle omkostningsbesparelser i din organisation, bør du i den grad tage et kig på dine indirekte omkostninger. Du kan blive klogere på, hvordan du bedst bærer dig ad ved at downloade vores guide.