Mange diskussioner ude i virksomhederne i dag handler om, hvordan man bedst muligt tiltrækker kompetente medarbejdere. Men en lige så væsentlig diskussion burde handle om hele onboarding-processen, og den er der mange virksomheder, der glemmer at prioritere - til trods for at begrebet bliver mere og mere relevant – særligt i takt med at de nye generationer kommer ind på arbejdsmarkedet.
»Hele onboarding-processen er afgørende for en virksomhed. Som udbyder af fleksibel arbejdskraft er vi naturligvis meget fokuserede på, at vores vikarer er helt klar til at varetage en aktuel funktion i virksomheden, så snart de træder ind over dørtrinnet. Og det tror jeg, mange godt kunne lære noget af i forhold til rekruttering - også af folk til faste stillinger. Det nytter ikke noget bare at placere nye medarbejdere ved deres respektive skriveborde med en brochure om virksomheden. Det er nødvendigt med et fastlagt program, og personen skal hurtigst muligt udfordres med aktuelle arbejdsopgaver og føle sig som en del af fællesskabet,« siger Joan Berglund og tilføjer, at onboarding kun vil blive mere aktuelt i takt med, at de nye generationer kommer ind på arbejdsmarkedet:
»Vi står over for at skulle byde generation Z velkommen på arbejdsmarkedet. Og vi ved allerede, at det er en generation, som først og fremmest tænder på udfordringer. Og det vil næsten helt sikkert betyde, at de kommer til at jobshoppe væsentligt mere end deres forgængere har gjort. Så det gælder som virksomhed om at være nøje forberedt, når man byder en ny medarbejder velkommen,« siger hun.
Forkert onboarding kan få store konsekvenser
Der er ingen tvivl om at en effektiv og velfungerende onboarding-proces hurtigt kan afspejle sig på virksomhedens bundlinje, og det i sig selv burde vel udgøre incitament nok til at stille fokus på dette begreb. Samtidig kan en fejlslagen proces få store konsekvenser.
»Det kommer ikke som nogen overraskelse, at desto hurtige og bedre en medarbejder bliver integreret, desto hurtigere bidrager vedkommende positivt til virksomhedens bundlinje. At mange virksomheder så alligevel ikke prioriterer dette særligt højt kan forekomme underligt - især når man tænker på, at det også kan skade ens brand,« siger Joan Berglund.
»Når en ny medarbejder starter, så kan det ikke undgås, at han eller hun i begyndelsen går rundt med en lille tanke i baghovedet om, hvorvidt det her nu også var den rigtige beslutning. Og den tanke skal da i hvert fald ikke have næring på førstedagen. Jeg er sikker på at rigtig mange mennesker i dag deler deres oplevelser fra den første dag på et nyt job med venner og bekendte via sociale medier. Hvis de har haft en positiv oplevelse, så kan det i sig selv give en kolossal værdi for virksomhedens brand,« forklarer hun.
Tips til succesfuld onboarding
Hold linjen varm
Ofte går der et stykke tid, fra den kommende medarbejder skriver under på kontrakten, og til personen har første arbejdsdag. I den periode er det vigtigt, at du løbende holder kontakt med den nye medarbejder blandt andet for at give de informationer, der kan få relevans for vedkommende. Du skal dog samtidig huske, at vedkommende jo netop ikke er startet endnu, og derfor skal du naturligvis ikke spamme personen med informationer og opgaver. Men hvis der for eksempel ligger et klarlagt introforløb, er det som udgangspunkt en god idé at sende en beskrivelse i forvejen.
Vær klar fra dag ét.
Når en ny medarbejder starter, er det vigtigt at give personen en fornemmelse af, at der er gjort noget i forvejen for at få ham eller hende hurtigst muligt op at køre. Sørg for eksempel for at have en arbejdsstation klar med de nødvendige programmer installeret, og undlad at lade vedkommende overtage den tidligere medarbejders it-profil eller lignende. Sørg på forhånd for adgang til mobiltelefon, mailadresse og øvrige værktøjer, og placer eventuelt en buket blomster på den nye medarbejders bord sammen med et personligt kort.
Rundvisning og introducer
Når den nye medarbejder ankommer, så sørg for at vedkommende bliver vist rundt på arbejdspladsen. Det betyder, at I skal være forberedte, og at personen, der skal vise rundt, skal møde ind før den nye medarbejder. Sørg for at vise de basale ting som toiletter, kantine, printer og lignende, og undervejs er det vigtigt at introducere vedkommende for kollegaerne. Det kan for eksempel være en god idé at mødes over lidt hurtig morgenmad, hvor kollegaerne også får lov til at fortælle om, hvem de er.
Vær klar og afstem forventninger
Sørg for at være personlig og klar i mælet om, hvad skal der ske i løbet af de første dage. Undlad at sætte den nye medarbejder i hjørnet med virksomhedens salgsbrochure og bede dem om at læse den igennem. Hvis der er et program for vedkommende, så gennemgå det og sørg for at være åben om, hvad der forventes af den nye medarbejder på både kort og lang sigt.
Sæt i gang
Det værste, der kan ske med en ny medarbejder, er, hvis vedkommende føler sig overset. Derfor er det en god idé at starte ud allerede med det samme med mindre opgaver, som desuden giver indsigt i virksomhedens forretning.
Informationsdosering
Når en medarbejder starter i en ny virksomhed, vil han eller hun blive bombarderet med tusinde indtryk – nye lokaler, nye kolleger, nye opgaver, processer og så videre. Og det er klart, at vedkommende ikke kan huske det hele. Derfor skal du sørge for at dosere dine informationer og gerne tilrettelægge et introforløb over nogle dage. Det er især vigtigt. at den nye medarbejder hele tiden nemt kan få svar på alle sine spørgsmål, og at du sikrer dig, at vedkommende føler sig tilpas i de nye omgivelser.