sådan kan randstad inhouse services forbedre din virksomheds vagtplanlægning.

10-05-2022 10:12:16

Vagtplanlægning er uden tvivl én af de største udfordringer i forbindelse med personaleledelse. Ud over uforudsigelige situationer, sygedage og planlagt ferie kan det være svært at sikre, at hver eneste vagt er dækket ind, så det er muligt at opretholde samme niveau af produktivitet og bevare kvaliteten.

I mange situationer anvender driftsledere stadigvæk Excel-ark til at håndtere vagtplanlægningsprocessen, hvilket kan være enormt tidskrævende. Dertil gælder det også, at pludselig medarbejdermangel vil betyde, at manageren skal bruge kostbar tid på at kontakte medarbejdere for at finde frem til en kvalificeret erstatning.

Disse udfordringer er endnu mere udbredt blandt arbejdsgivere, der er afhængige af en stor og fast arbejdsstyrke f.eks. produktions- og logistikvirksomheder. Da denne afhængighed er endnu mere udbredt i dag grundet den store mangel på medarbejdere, gør mange virksomheder brug af midlertidige medarbejdere for at hjælpe med at imødekomme deres behov. Dette lægger til gengæld yderligere pres på lederne for at nå produktionsmålene. 

Hvis dette lyder bekendt for dig, kan software til bemandingsplanlægning hjælpe dig med at forenkle vagtplanlægningsprocessen og forbedre de overordnede resultater.

hvad er en vagtplanlægningssoftware?

Software til medarbejderplanlægning automatiserer processen med at oprette og administrere vagtplaner i henhold til regler og parametre, der er fastsat af organisationen. Denne type af software kan hjælpe dig med at udarbejde vagtplaner, tracke arbejdstider, administrere vagtbytte, kontrollere lønomkostninger, afstemme timesedler og forbedre kommunikationen med dine medarbejdere. Derudover kan dette gøres hvor som helst, når som helst og på enhver enhed.  

AI-drevne værktøjer til planlægning af arbejdsstyrken såsom ORQUEST og Koronos kan også hjælpe med at forudsige dine medarbejderbehov i forbindelse med skiftende sæsoner og udarbejde den optimale vagtplan for skifteholdsarbejdere.

fordele ved at anvende en vagtplanlægningssoftware

Bemandingsplanlægning giver en række store fordele, f.eks:

du sparer tid forbedrer kommunikationen

Ved at strømline bemandingsplanlægningen kan managere færdiggøre vagtplaner på en brøkdel af den tid, det ellers tager. Ved at anvende software til processen bliver det også lettere at foretage justeringer, hvis der opstår pludselige ændringer, og det er ligeledes muligt at tracke planlagt ferie og fridage. Dermed kan managere bruge mere tid på at fokusere på andre elementer af bemandingsplanlægningen.

forbedrer kommunikationen minimerer fejl 

Når man bruger software til planlægning af arbejdsstyrken, har managere adgang til platformen fra enhver enhed, herunder bærbare computere, tablets og smartphones. Så uanset om de arbejder på kontoret eller på gulvet, kan de nemt se og ændre skemaer i realtid. Denne faktor forbedrer igen kommunikationen mellem managere og midlertidige medarbejdere. 

minimerer fejl relevate workforce schedule

Som en tilføjelse til tidsbesparelse og forbedret kommunikation vil en vagtplanlægningssoftware også minimere risikoen for fejl. Softwaren vil automatisk tracke medarbejdernes timer og betalt ferie, så du kan undgå uplanlagt overarbejde. Det kan også advare managere, hvis en medarbejder er skemalagt til en forkert rolle eller ikke har de nødvendige kvalifikationer.

relevate workforce schedule

Randstads Relevate Workforce Schedule er en online-løsning, der er designet til virksomheder, som ansætter mange medarbejdere til midlertidige stillinger eller på freelance-basis. Gennem Relevate Workforce Schedule har du adgang til at se, planlægge og justere vagtplaner for dine midlertidige medarbejder døgnet rundt, hvilket hjælper dig med hurtig implementering og fleksibilitet i arbejdsstyrken.

Vores løsning til vagtplanlægning er ikke et selvstændigt produkt, men snarere et specialiseret værktøj, der er en del af vores Randstad Inhouse Services. Som en del af denne service har din organisation adgang til en dedikeret on-site specialist, der kan håndtere mange af de daglige opgaver i forbindelse med administration af en stor midlertidig arbejdsstyrke, f.eks. rekruttering, uddannelse og vagtplanlægning.  Som en skræddersyet løsning bruger vi dog kun Relevate Workforce Schedule, når det er relevant og vil skabe værdi for den enkelte kunde.

Det betyder, at din dedikerede kundespecialist kan implementere og administrere Relevate Workforce Schedule-værktøjet og tage sig af hele vagtplanlægningsprocessen. I bund og grund kan din virksomhed høste frugterne af at anvende vores digitale planlægningsløsninger uden at øge din arbejdsbyrde. I stedet vil managere have øjeblikkelig adgang til at se og følge medarbejdernes vagtplan fra enhver enhed og fra enhver placering. Det er denne unikke kombination af "tech and touch", der gør, at vores vagtplanlægningsløsninger virkelig skiller sig ud og giver større værdi for arbejdsgiverne. 

Download vores Randstad Inhouse Brochure og læs mere om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med en effektiv bemandingsstrategi.

hvordan virker Relevate Workforce Schedule? 

Den store fordel ved vores Relevate Workforce Schedule-løsning er den enkelhed, den tilfører processen. De følgende seks punkter giver dig den rette proces til implementering af værktøjet, så det med det samme skaber værdi for din virksomhed.

1.  få de rette folk ind

Det er helt naturligt, at det første skridt i processen er at få en pulje af kandidater, når det kommer til midlertidig arbejdskraft. I løbet af processen skal din account specialist tage sig tiden til bedre at forstå virksomhedens specifikke ansættelsesbehov, hvilket også inkluderer antallet af medarbejdere, der er brug for, lige såvel som hvilke typer af kompetencer og færdigheder der er behov for i hver rolle.

På dette tidspunkt vil din account specialist omhyggeligt søge i vores store netværk af forhåndsscreenede kandidater for at opbygge en pulje af medarbejdere, der opfylder dine fastsatte kriterier. Hvis de egnede kandidater ikke er tilgængelige i vores database, vil vi finde og rekruttere dem for dig. Med denne kandidatpulje på plads vil din virksomhed have mulighed for at op- eller nedjustere antallet af vikarer, der er nødvendige på et givent skift, for at imødekomme svingende produktionskrav og tage højde for både uventet og planlagt fravær.

2. onboarding af midlertidige medarbejdere i appen

Når en forhåndsscreenet kandidatpulje til din virksomhed er på plads, vil din on-site account specialist sørge for, at hver enkelt vikar downloader vores planlægningsapp til deres mobiler. Derudover vil din on-site specialist give passende træning for at sikre, at hver enkelt ved, hvordan man bruger alle aspekter af appen, såsom at acceptere eller afvise vagter, indstille deres tilgængelighed og anmode om ændringer af deres vagter, hvis det er nødvendigt. Din account specialist vil også sørge for, at alle medarbejdere forstår, hvordan notifikationsprocessen fungerer, og hvordan de kan se deres vagtplan online.

3. onboarding af managere

Selvom din on-site account specialist vil hjælpe dig med at håndtere den egentlige vagtplanlægningsproces og løbende kommunikation med dine midlertidige medarbejdere, skal virksomhedsledere også lære, hvordan de anvender platformen. Din account specialist skal derfor have tid til at træne dine ledere. Under denne proces skal de lære, hvordan de ser vagtplaner og medarbejdernes informationer, så de kan sikre, at vagtplanlægningen er udført korrekt og på den måde også komme med eventuel feedback.

Selv om din on-site account specialist hjælper dig med at håndtere den faktiske planlægningsproces og den løbende kommunikation med vikarerne, skal virksomhedens ledere også lære at bruge platformen til planlægningen. Din account specialist vil tage sig tid til at uddanne dine managere. I løbet af denne proces lærer de, hvordan de kan se vagtplaner og oplysninger om medarbejderne, sikre at vagter er tilstrækkeligt besat og give feedback, hvis det er nødvendigt.

4. vagtplanlægning

Når lederne og medarbejderne er fuldt klædt på til at bruge vores Relevate Workforce Schedule-app, begynder vagtplanlægningen. Din account specialist planlægger de midlertidige medarbejderes vagter ud fra din organisations specifikke behov og medarbejdernes tilgængelighed.

Efterhånden som behovet for midlertidige medarbejdere opstår, vil din account specialist offentliggøre de åbne vagter i planlægningsappen samt angive, hvor mange medarbejdere der er brug for til hvert skift. Din account specialist kan også begrænse, hvilke vikarer der kan tilmelde sig til ledige stillinger baseret på specifikke færdigheder eller kvalifikationer. Dette vil sikre, de rette medarbejdere til de enkelte stillinger.

5. notifikation

Lige så snart din account specialist annoncerer ledige vagter på appen, vil alle kvalificerede medarbejdere i kandidatpuljen modtage en notifikation på deres telefon. Via appen kan medarbejderne enten acceptere eller afvise vagten. Når vagten bliver besat, bliver den samtidig lukket, og dermed kan andre ikke længere byde på den. Medarbejderne modtager også notifikationer i forbindelse med al kommunikation. Disse notifikationer holder alle medarbejdere opdaterede, og gør det muligt at besætte en vagt så hurtigt som muligt uden at skulle sende sms'er, e-mails eller ringe.

6. løbende kandidatpuljestyring

Din account specialist anvender også platformen til at holde øje med puljen af vikarer for at sikre, at din organisation altid har adgang til det niveau af medarbejdere, der er nødvendigt for at opfylde produktionsmålene. Eksempelvis har din account specialist direkte adgang til data om medarbejdernes tilgængelighed i appen. Derudover kan din account specialist anvende feedback fra managere til at udvælge, hvilke medarbejdere der fortsat er et godt match til virksomheden.

Vores planlægnings-app tilbyder også komplet transparens ved at give dine managere mulighed for nemt at se virksomhedens vikarpulje og samtidig følge vagtplaner i realtid. Over 1.500 kunder i 15 forskellige lande anvender allerede vores Relevate Workforce Schedule til at udfylde 120.000 vagter hver eneste uge.

Download vores inhouse brochure, og find ud af, hvordan et samarbejde med Randstad Inhouse Services kan hjælpe dig med din fleksible arbejdsstyrke og bemandingsplanlægning.