skab en effektiv proces for referencetjek.

Selvom mange virksomheder betragter referenceindhentning som en simpel formalitet, er det værd at tage processen alvorligt. Med de høje omkostninger ved at ansætte personale og den negative indvirkning en dårlig ansættelse kan have, er det afgørende at få så mange input om kandidaterne som muligt under screeningsprocessen før en eventuel ansættelse. Selv hvis kun én ud af 50 kandidater bliver sorteret fra på grund af en negativ reference, vil du se et afkast af den tid, du har investeret i at tjekke referencer for dem alle.

For at opnå de bedste resultater skal du betragte referencetjek som mere end blot en validering af CV'er. I denne artikel vil vi gennemgå det grundlæggende i processen for referencetjek og forklare nogle vigtige best practices, du bør anvende før, under og efter tjek af en kandidats referencer.

før referencetjek – sådan forbereder du dig.

underret kandidaten, før du tjekker deres referencer

Dette vil ske naturligt, hvis kandidaten ikke angiver referencer i sin ansøgning. De vil blive underrettet, når du beder om referencernes oplysninger.

Hvis du allerede har referencernes kontaktoplysninger i kandidatens ansøgning, skal du dog stadig informere kandidaten om, at du vil foretage referenceindhentning. Privatlivsregler som GDPR betyder, at arbejdsgivere kan behandle kandidatens data ud fra et ”legitimt interesse”-grundlag under rekruttering, så et formelt samtykke er ikke altid strengt nødvendigt. Omvendt vil selv et udtrykkeligt samtykke sjældent være et gyldigt lovligt grundlag, da Datatilsynet på grund af den ulige magtbalance mellem arbejdsgiver og jobsøger sjældent anser samtykket for at være givet frivilligt.

Hvis du imidlertid har til hensigt at gemme dataene – for eksempel for at beholde kandidaten i din database til fremtidige jobmuligheder – skal kandidaten under alle omstændigheder underrettes. For at øge overholdelsen af lovgivningen bør du overveje at tilføje oplysninger om processen for referencetjek til jeres privatlivspolitik. Som altid bør du konsultere eksperter for at sikre, at jeres proces for referencetjek fuldt ud overholder de relevante regler.

Ud over de juridiske krav skaber det også en følelse af tillid og respekt at underrette kandidaten, før du foretager et tjek af referencer, og det giver et godt udgangspunkt for, at forholdet mellem dig og den potentielle nye medarbejder kommer godt fra start.

sørg for, at en af referencerne er en tidligere leder

Det kan være værdifuldt at få input fra tidligere kolleger, især hvis de har arbejdet tæt sammen. Disse kolleger har sandsynligvis værdifuld indsigt i kandidatens styrker og kvaliteter, som en leder måske ikke har. 

Det er dog i sidste ende lederen, der er ansvarlig for at vurdere kandidatens præstationer og kan give det bedste indblik i, hvordan kandidaten er som medarbejder – og ikke kun som kollega. En stor andel af de oplyste referencer tjekkes aldrig, hvilket muligvis skyldes, at arbejdsgiveren ikke ser værdien i at tjekke dem. Ved at kontakte en tidligere leder får du med stor sandsynlighed værdifuld information, der kan gøre en forskel for din ansættelsesbeslutning.

Kandidatens tidligere ledere er også bedst egnede til at verificere kandidatens påstande. Når du foretager tjek af referencer, bør du antage, at kandidaten taler sandt – men det er et faktum, at tre fjerdedele af HR-medarbejdere har opdaget at en kandidat har “pyntet på sandheden” i en jobansøgning. Når det gælder om at bekræfte de projekter, en kandidat har været involveret i, eller deres bidrag til deres tidligere arbejdsplads, er det lederne, der ved bedst. 

glem ikke at rådføre dig med dine 'interne referencer'

I store virksomheder er der normalt flere personer involveret i ansættelsesprocessen. Ikke alle deltager i samtalerne, men de har måske mødt kandidaten i en mere uformel sammenhæng. Når du forsøger at danne dig et billede af kandidaten, skal du ikke glemme at spørge disse kolleger om deres mening. De kan måske give input og bidrage med nye perspektiver baseret på deres egne afdelinger eller jobfunktioner.

Inden du forpligter dig til at ansætte nogen, kan denne interne feedback sikre, at den nye medarbejder passer ind i virksomhedens kultur og værdier.

under referencetjek

hvor lang tid tager et referencetjek?

Proces for referencetjek kan tage en eller to uger, afhængigt af antallet af referencer og den tid, det tager dem at svare. Længden af referencetjek, uanset om de foretages via telefon eller skriftligt, vil også variere. Hvis du ønsker at gøre mere end blot at bekræfte kandidatens ansættelseshistorik, skal du afsætte noget tid. Spørgerammen bør dog ikke være så lang, at du har svært ved at finde rundt i dine noter, eller at referencen har svært ved at finde tid. En god tommelfingerregel er at sørge for at holde det så kort og præcist som muligt, gerne omkring 15 min.

giv en præcis jobbeskrivelse

Gå ikke bare direkte til dine spørgsmål. Når du har bekræftet, at du har fat i den rigtige person, skal du give dem nogle oplysninger om den stilling, du ansætter til, og de opgaver, kandidaten skal varetage. Det vil hjælpe referencen med at tilpasse deres input til dine behov. Det er også vigtigt for at få præcis feedback. Selvom kandidaten var en stjerneansat i en tidligere stilling, er de ikke nødvendigvis det bedste valg til den stilling, du ansætter til.

vær opmærksom på 'red flags'

I de fleste referencetjek giver referencen positiv feedback. Hvis kandidaterne selv har valgt dem, er det tvivlsomt, at de vil komme med stærk kritik. Vær dog opmærksom på små detaljer, der kan antyde noget negativt. Hvis det viser sig at være noget væsentligt, risikerer du at ansætte den forkerte person. 'Red flags' bør dog ikke diskvalificere kandidaten fuldstændigt. I stedet bør du notere det og følge op med kandidaten direkte. Undersøgelser bland topledere i USA viser, at omkring 34 % af kandidaterne fjernes fra overvejelserbe efter et referencetjek, så vær opmærksom på oplysninger, der kan gøre dem mindre attraktive.

efter referencetjek

sammenlign resultaterne fra referencetjek og interviews

Kombiner dine resultater fra alle referencetjek og dine vigtigste erfaringer fra eventuelle interviews med kandidaten. Forsøg at danne dig et samlet billede af kandidaten og se efter mønstre. Ser du de samme ting dukke op flere gange? Hvis ja, kan det være værd at følge op på dem med kandidaten i et ekstra interview, især hvis de kan opfattes som negative.

træf en ansættelsesbeslutning

Kandidaterne ved, at referenceindhentning typisk er den sidste fase i rekruteringsprocessen, inden der gives et jobtilbud. Så når du har tjekket deres referencer, vil de afvente dit svar. Spar dem for stress og gør et godt indtryk ved at vende tilbage til dem så hurtigt som muligt. At lade dem vente længe eller slet ikke svare er ikke kun uhøfligt – det skader også dit employer brand alvorligt. 

forbedr din ansættelsesproces med vores tjekliste til referencetjek

Denne artikel skulle gerne have givet dig en grundlæggende ramme for en god proces for referencetjek, men hvis du ønsker flere detaljer, kan du downloade vores tjekliste i Excel-format. Den dækker de vigtigste trin, du bør følge gennem hele processen, og gør det let at uddelegere og tracke fremdrift på individuelle opgaver i forbindelse med referencetjek. Tag et kig på den, og tilpas den gerne til din virksomheds unikke behov.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort den 10 Oktober 2022.