hvad er et referencetjek, og hvorfor er det vigtigt?

Undersøgelser viser, at ca. 95 % af arbejdsgiverne allerede bruger indhentning af referencer i ansættelsesprocessen. Ofte ser de dog ikke den fulde værdi af referencetjekket. 

På det meget konkurrenceprægede jobmarked, som vi oplever i dag, er det vigtigere end nogensinde før at sikre, at din virksomhed ansætter den rigtige kandidat første gang. Når det gøres rigtigt, kan tjek af referencer hjælpe dig med at gøre netop dette. Referenceindhentning er f.eks. et ideelt værktøj til at afgøre, om kandidaten passer til jobbet og virksomheden.

For at få mest muligt ud af din referenceindhentning, er det vigtigt at forstå præcis, hvad dette rekrutteringsværktøj er, hvilken værdi det tilføjer til ansættelsesprocessen, og hvordan du kan få den indsigt, du har brug for til at vælge de rigtige kandidater.

Læs videre for at få mere at vide om vigtigheden af at tjekke referencer.

Referenceindhentning foretages typisk i slutningen af ansættelsesprocessen. De bruges til at få indsigt i en bestemt kandidat ved at anmode om feedback fra nuværende og tidligere kolleger og chefer. Denne feedback opnås typisk ved at stille referencen en række spørgsmål om ansøgeren, enten via et telefonopkald eller en e-mail.

Processen omkring referenceindhentning er ret simpel i sin natur. Kandidaten giver dig en liste over nuværende og tidligere kollege og ledere, som har førstehåndsviden om deres færdigheder og egenskaber på arbejdspladsen. Ved hjælp af de kontaktoplysninger, som ansøgeren har givet, er det din opgave at kontakte den enkelte reference og stille dem en række spørgsmål, f.eks. "Hvordan vil du vurdere kandidatens evne til at arbejde i et team?”

Da denne proces typisk udføres i de sidste faser af rekrutteringsprocessen, behøver du kun at foretage et referencetjek på de kandidater, du overvejer at ansætte.

Selv om processen kan være enkel, er tricket for at få brugbar feedback at sikre, at du stiller de rigtige spørgsmål . Med andre ord er et referencetjek ikke noget, du ønsker at gennemføre uden at have en strategisk plan.

Der er flere grunde til at indhente referencer, bl.a.:

få relevante oplysninger om kandidaten

Referencer er ofte en af de bedste kilder til at indsamle arbejdsrelaterede oplysninger om ansøgeren. Faktisk kan referencerne være den eneste kilde, ud over kandidaten selv, der har førstehåndsviden om ansøgerens præstationer på arbejdspladsen og færdigheder på jobbet.

Ved at bruge de rigtige spørgsmål i referenceindhentningen kan du få et væld af oplysninger, f.eks. om ansøgerens styrker og svagheder, evne til at overholde tidsfrister og vilje til at lære noget på jobbet. Dette kan igen hjælpe dig med at afgøre, om kandidaten har de rette færdigheder og egenskaber til stillingen.

afgør om jobbet passer til kandidaten

Som ansættende leder eller HR-medarbejder ved du allerede, at de rette kvalifikationer kun er én af flere faktorer, der skal tages i betragtning, når du skal vælge den rette kandidat. Ud over at passe til jobbet ønsker du også en kandidat, der passer godt til chefen og virksomheden. 

Ved at tjekke referencer kan du afgøre, om kandidaten vil passe godt til ind hos jer. Hvem kender kandidaten bedre end den, der har arbejdet sammen med ham/hende dag ud og dag ind? Typisk kan du på den måde, referencen svarer på spørgsmålene, se, om ansøgeren er respekteret eller blot en anden kollega.

Sørg for at medtage nogle spørgsmål, der direkte vedrører din virksomhedskultur. Hvis din virksomhed f.eks. har en arbejdskultur, der er bygget op omkring samarbejde og teambuilding, skal du stille referencerne spørgsmål om ansøgerens evne til at arbejde sammen med andre. Eller spørg om eksempler på, hvornår ansøgeren har arbejdet i et team for at gennemføre et bestemt projekt.

kontrollér ansøgernes oplysninger

En af de vigtigste fordele ved referencetjek er, at det kan hjælpe dig med at bekræfte fakta i ansøgerens CV og jobansøgning. Tøv ikke med at bede referencen om at bekræfte nogle af disse oplysninger, f.eks. stillingsbetegnelse, arbejdsopgaver, ansvarsområder på arbejdspladsen, uddannelse og færdigheder. Virkeligheden er, at nuværende og tidligere kolleger ofte er de bedste personer til at bedømme ansøgerens færdigheder og evner.

Når det er sagt, er det også vigtigt at være opmærksom på, at referencer ofte giver deres personlige meninger, som kan være baseret på en række forskellige faktorer. Det er godt at huske på, at de fleste ansøgere kun oplyser navnene på de referencer, som, de ved, vil sige gode ting om dem. For at få klarhed over nogle af disse svar skal du sørge for at stille opfølgende spørgsmål. Hvis referencen f.eks. siger, at ansøgeren er en god leder, skal du følge op ved at spørge, hvilke specifikke lederfærdigheder ansøgeren har?

identificér røde flag

En anden fordel ved et referencetjek er, at det kan advare dig om potentielle problemer med kandidaten. Hvis referencens svar f.eks. ikke stemmer overens med ansøgerens CV og jobansøgning, kan det være et tegn på, at kandidaten har forskønnet nogle af sine færdigheder og erfaringer.

Referencen kan også utilsigtet antyde uhensigtsmæssiger på arbejdspladsen, såsom hyppigt fravær, langsommelighed eller upassende og stødende adfærd.

Et andet rødt flag, som du skal kigge efter under referenceindhentningen, er, hvis referencen ikke kan svare på enkle spørgsmål om ansøgeren. Det kan tyde på, at referencen og ansøgeren ikke har arbejdet tæt sammen, så de er måske ikke den bedste dommer over ansøgerens præstationer på arbejdspladsen.

tips til at foretage et referencetjek

Der er nogle få ting, du bør overveje, når du foretager referencetjek, herunder:

afsæt tilstrækkelig tid

Referencetjek er meget værdifuldt for ansættelsesprocessen, men det kan være meget tidskrævende. Hvis du gør det pr. telefon, skal du sørge for at sætte masser af tid af til at foretage det nødvendige antal referenceindhentninger Du kan også overveje at bruge automatiseret software til referenceindhentning, som f.eks. vores Relevate Reference, til at gennemføre processen på en brøkdel af den tid, det tager. 

stil direkte, åbne spørgsmål

Begå ikke den fejl at stille en række ja- eller nej-spørgsmål. Denne type spørgsmål giver ikke megen reel værdi og hindrer referencerne i at give indsigt i ansøgerens reelle evner. Hold dig i stedet primært til åbne spørgsmål, som giver referencen masser af tid til at give detaljer om ansøgerens færdigheder og evner.

anmod om arbejdsrelaterede referencer

Det er et velkendt faktum, at ansøgere er mest tilbøjelige til at oplyse navnene på de referencer, som de har tillid til vil give en positivt indtryk af dem som medarbejder og kollega. Selv om denne praksis ikke kan stoppes, kan du kræve, at ansøgeren kun oplyser navne på personer, som han/hun arbejder med i øjeblikket eller tidligere har arbejdet med. Du kan også anmode ansøgeren om ikke at bruge familiemedlemmer som referencer, selv om han/hun har arbejdet sammen med dem tidligere. Hvis du tager disse skridt, kan du forbedre kvaliteten af referencen ved at sikre, at de har førstehåndsviden om ansøgerens færdigheder på arbejdspladsen.

forstå dit juridiske ansvar

Du skal kende dine juridiske begrænsninger, når det gælder referenceindhentning. En arbejdsgiver må som udgangspunkt ikke spørge ind til eller videregive oplysninger om en medarbejders rent private forhold, herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbred. Disse juridiske betingelser gælder også for referenceindhentning.

forbered spørgsmålene

Det er en god idé at have en liste med forberedte spørgsmål klar, inden du begynder at tjekke referencerne. Dette trin kan ikke kun hjælpe dig med at holde dig på sporet og sikre, at du indsamler relevante oplysninger, men det kan også hjælpe dig med at undgå problemer med overholdelse af reglerne.

eksempler på spørgsmål til referencer

Før du foretager et referencetjek, skal du tage dig tid til at få input fra andre i det ansættende team. Bed dem om at pege på områder i kandidatens ansøgning, der kræver mere input, eller områder, der giver anledning til bekymring. Du kan bruge disse oplysninger til at stille meget jobspecifikke spørgsmål under mødet med referencen.

Typisk starter referencetjekket med en række grundlæggende spørgsmål for at bekræfte, at referencen faktisk har arbejdet med ansøgeren. For eksempel:

• "I hvilken periode arbejdede du med kandidaten?
• "Hvad var kandidatens jobfunktion?
• "Hvilke specifikke arbejdsopgaver og ansvarsområder har kandidaten haft i sin stilling?

Derefter kan du gå videre til mere arbejdsrelaterede spørgsmål som f.eks:

• Hvordan vil du vurdere kandidatens evne til at håndtere stressede situationer?
• Hvor godt har kandidaten håndteret konflikter på arbejdspladsen?
• Hvordan er ansøgerens arbejdsevner sammenlignet med andre i lignende stillinger?
• Ved du, hvorfor kandidaten sagde op?
• Ville du genansætte eller anbefale kandidaten til denne stilling?

Derudover skal du give referencen mulighed for at give yderligere oplysninger om ansøgeren, tage stilling til eventuelle bekymringer eller præcisere tidligere givne svar.

Du kan downloade vores guide til at foretage et referencetjek for at få en komplet liste over de spørgsmål, du kan stille under referenceindhentningen.