sådan stiller du de rigtige spørgsmål under et referencetjek.

Det at tjekke referencer kan virke som endnu en administrativ opgave, men det er en værdifuld mulighed for at få et fuldstændigt billede af en kandidats baggrund, før du ansætter vedkommende – hvis du vel at mærke stiller de rigtige spørgsmål.

De fleste arbejdsgivere kræver referencer til vigtige stillinger, men kun få får reel værdi ud af dem. Alt for ofte resulterer en referenceindhentning i vage positive holdninger til kandidaten og en bekræftelse af deres grundlæggende ansættelsesoplysninger.

Det behøver ikke at være sådan. Når du ved, hvilke spørgsmål du skal stille referencerne, kan et referencetjek hjælpe dig med at afdække en kandidats vigtigste styrker, potentielle svagheder og kulturelle kompatibilitet med din organisation. Hvis du ansætter dem, kan denne ekstra baggrundsinformation hjælpe dig med at give dem en god start i deres første uger. Det kan også forhindre en dårlig ansættelse, der koster dig penge og skader produktiviteten.

I dette indlæg vil vi gennemgå nogle af de vigtige skridt, du skal tage for at stille de rigtige spørgsmål i dit referencetjek og få så meget værdi ud af det som muligt. Og hvis du er i gang med at ansætte, så glem ikke at downloade vores skabelon med de bedste spørgsmål, du kan stille, når du tjekker referencer.

sørg for at få de grundlæggende oplysninger om kandidaten

Det kan virke som spild af tid under et referencetjek at få bekræftet grundlæggende fakta i stedet for at fokusere på kandidatens personlige egenskaber. Men det er en af de vigtigste dele af et referencetjek at tjekke ting som ansættelsesdatoer, jobfunktioner, ansvarsområder, færdigheder og uddannelse.

Selvom disse detaljer ikke siger meget om, hvordan kandidaten vil være som kollega, fortæller de dig, at kandidaten er ærlig om sine kernekompetencer. En undersøgelse fra ResumeLab fra 2023 viser, at hele 70 % af alle har pyntet på sandheden på deres CV, og ifølge CareerBuilder har 3 ud af 4 HR-medarbejdere opdaget en usandhed i et CV. At dobbelttjekke de grundlæggende oplysninger er derfor en hurtig og nødvendig måde at sikre, at den person, du ansætter, er den kandidat, de hævder at være.

hold spørgsmålene specifikke, men stadig åbne

Det kan være svært at vide præcis, hvad man skal spørge om for at få de oplysninger, man har brug for, fra kandidatens reference. Spørgsmål som "Hvordan var det at arbejde med kandidaten?" kan give dig nogle generelle baggrundsoplysninger, men det giver dig ikke de specifikke detaljer. Af den grund skal du holde spørgsmålene fokuseret på detaljerne – for eksempel "Hvor godt overholdt kandidaten deadlines?" eller "Ville du genansætte kandidaten, hvis du fik chancen?"

Dette er gode eksempler, fordi de både er specifikke og åbne spørgsmål. De er præcise nok til at gøre det let for referencen at give dig relevante, specifikke oplysninger, men generelle nok til at skabe muligheder for at uddybe og afsløre interessante indsigter.

vurder, om de passer ind i kulturen

Det meget vigtige spørgsmål om, hvorvidt en kandidat vil passe ind i din virksomhedskultur, er svært at besvare ved blot at læse deres CV. Selv interviews med kandidaten kan stadig efterlade dig i tvivl om, hvordan de vil passe ind, når de bliver ansat.

Referencetjekket er en glimrende mulighed for at afklare og vurdere kandidatens potentiale for at passe ind i kulturen. Ved at lære mere om, hvordan det var at arbejde sammen med dem, hvordan kulturen i deres tidligere virksomhed var, og hvordan de trivedes i den, kan du danne dig et informeret indtryk af, hvordan de vil klare sig på lang sigt. Det er dyrere end nogensinde at ansætte nye medarbejdere, og de fleste fagfolk siger, at de tidligere har sagt op på grund af kulturelle uoverensstemmelser. Så ved at sikre, at kandidaterne kan tilpasse sig din virksomhedskultur, sparer du både penge og stress.

vid, hvad du ikke må spørge om, og overhold privatlivslovgivningen

Som alle andre personlige oplysninger er de oplysninger, du indsamler under referencetjek, ofte underlagt privatlivsregler, såsom GDPR i EU. Derfor skal du være forsigtig med, hvilken type data du indsamler.

Hvis en potentiel arbejdsgiver har spørgsmål om en kandidats ansættelseshistorik og tidligere præstationer, har du sandsynligvis en legitim grund til at indsamle nogle af deres personlige oplysninger. Du skal dog være forsigtig med spørgsmål, der vedrører kandidatens fraværsprocent eller privatliv. Spørgsmål som disse kan få referencen til at afsløre oplysninger, der falder ind under definitionen af 'følsomme data' – såsom oplysninger om sygdom eller handicap, seksuel orientering eller religiøs overbevisning. Opbevaring af denne type data er strengt reguleret, og de fleste arbejdsgivere har ikke en legitim grund til at gøre det. Så undgå spørgsmål, der kan afsløre følsomme oplysninger, og slet dem straks, hvis du ved et uheld får dem.

vær forberedt på referencer, der ikke svarer på dine spørgsmål

I visse lande og brancher er arbejdsgivere lovmæssigt forpligtet til at give referencer til tidligere medarbejdere. Men for de fleste arbejdsgivere er det valgfrit. Nogle virksomheder har politikker mod at give referencer, enten fordi de ikke ønsker at bruge tid på det, eller fordi de er bekymrede for risikoen for retssager fra en utilfreds tidligere medarbejder, der mener, at de har fået en unøjagtig reference. Nogle gange svarer arbejdsgivere, men kun med et standard svar fra HR-afdelingen, der bekræfter de grundlæggende detaljer om kandidatens ansættelse, såsom start- og slutdatoer. 

I disse situationer er det vigtigt ikke at lade den tidligere arbejdsgivers handlinger kaste et dårligt lys på kandidaten. Deres uvillighed til at give en reference bunder ikke nødvendigvis i noget negativt i forhold til kandidaten. Diskuter situationen med kandidaten, og giv dem tid til at finde en alternativ reference.

hent vores skabelon til referencetjek

Forhåbentlig vil disse tips hjælpe dig med at forberede dig til dialogen med referencerne. Hvis du ønsker mere hjælp, kan du downloade vores skabelon med spørgsmål til referencetjek. Den er i Word-format og giver dig et brugsklar værktøj til din næste referenceindhentning. Du finder en liste med 27 indsigtsfulde og typiske spørgsmål til referencetjek, der er designet til at hjælpe dig med at få mest muligt ud af opkaldet, samt plads til at tage noter og skrive detaljer om referencen og den kandidat, du taler om. Prøv den af under jeres rekrutteringsproces, og vælg de mest relevante spørgsmål og tilpas den, så den passer til din proces for referencetjek.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort den 16 September 2022.